青海省科學技術信息研究所有限公司 收發(fā)文管理制度

瀏覽次數(shù)：0次   信息發(fā)布：信息所辦公室  發(fā)布時間：2024-06-12 10:15:29

第一條 為提高青海省科學技術信息研究所有限公司辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)信息所有關規(guī)定，結合本所的實際情況，特制訂本制度。

第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲介質的不同可將文件分為電子版文件和紙質版文件。按性質種類區(qū)分:行政類《有關規(guī)章制度、事項決策、通知、會議紀要等》，業(yè)務類《有關業(yè)務合同、客戶函件等經(jīng)營事項》，人事類《有關人員招聘、安排、獎懲等》，技術類《有關技術標準、工程技術文件等》，其它類《不宜歸入上述各類的》。具體內容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、預結算文件、財務帳套、資產配套的說明書、保修卡等。

第三條 公文的簽收

1、簽收 信息所所有文件(除領導或各部門訂閱的辦公文件外)，上級部門或兄弟部門來文均由負責收發(fā)文管理人員統(tǒng)一簽收拆封。在簽收和折封時，收發(fā)文管理人員需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2、登記 收發(fā)文管理人員簽收拆封以后，應用專用簿式本對來問內容進行登記，并填寫公文處理單（附件1）送分管部門領導簽署批閱。

3、批辦 分管部門領導根據(jù)分工送相關領導審閱。并及時將文件呈傳各領導閱示或閱知。

4、承辦 根據(jù)主批領導簽批的指示收發(fā)文管理人員將文件送有關人員或部門承辦并督促其從速辦妥。

5、歸檔 辦理完畢的來文，均應移交綜合管理部歸檔，信息所外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交綜合管理部收發(fā)文管理人員進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可復印或借用。

6、銷毀 沒有存檔價值和備查必要的來文來信，或已辦結的來信，均可在年終經(jīng)過主管領導鑒別后進行銷毀，并登記。

第四條 公文的閱批與分轉

1.凡正式文件均需由綜合管理部負責人根據(jù)文件內容和性質閱簽后，由收發(fā)文管理人員分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻早送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關部門說辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

   2.一般性質的函、電、單據(jù)等，可由綜合管理部直接分轉處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件，由綜合管理部負責與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉處理。

3.為加速文件運轉，收發(fā)文管理人員應在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第五條 文件的傳閱與催辦

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)文管理人員，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導”批示”、"擬辦意見"綜合管理部應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應交收發(fā)文管理人員，切忌橫傳。

5.綜合管理部對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得綜合管理部同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔。

6.按照閱文范圍，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由綜合管理部通知到單位閱文。

第六條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中在信息所綜合管理部，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。

2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時應分別向綜合管理部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交綜合管理部審核。綜合管理部同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。

3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經(jīng)領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。

第七條 發(fā)文的范圍:

1.凡是以信息所綜合管理部、各業(yè)務科室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示報告、編寫的會議紀要，均屬發(fā)文范圍。

2.信息所或各科室下發(fā)文件主要用于:

(1)公布單位規(guī)章制度。

(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件。

(3)公布單位組織機構變動或人事任免事項。

(4)公布單位重大經(jīng)營、技術、管理、行政、生活福利等工作的決定。

(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報。

(6)對上級機關呈報、請示報告、處理決定。

(7)其他有關重大事項。

3.信息所日常經(jīng)營、技術、管理工作中，有關審批工作、安排部署、傳達上級指示、技術文件、效果圖修改等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

第八條 發(fā)文程序規(guī)定:

1.各部門需要發(fā)文，應以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿。

2.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。

3.擬好的文稿，需由擬搞人填寫發(fā)文申請單（信息所發(fā)文稿紙），詳細寫明文件標題、事由、主辦單位、擬稿人、主（抄）送機關與附件內容、送綜合管理部審核。

4.綜合管理部應根據(jù)領導指示和有關制度規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿。

5.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚。

6.需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽。

7.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送相關領導審定批準簽發(fā)。

8.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交綜合管理部統(tǒng)一編號、打印。

第九條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫，綜合管理部負責人簽字，并填寫文件（檔案）借閱單，對有密級的文件須分管領導或綜合管理部負責人同意后方可借閱。

第十條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十一條 綜合管理部負責人對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

策十二條 文件的歸檔范圍

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由信息所綜合管理部負責歸檔。

(1)政府、上級部門來文，包括上級對單位報告、申請的批復。

(2)綜合管理部及各科室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發(fā)言和各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。

(3)綜合管理部及各科室各種會議記錄。

(4)信息所組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報等。

(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結果。

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等。

(7)政府、上級部門領導同志來單位檢查視察工作的 報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料。

(8)反映本單位經(jīng)營活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品。

(9)工作日志和公司大事記。

(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。

第十三條 立卷要求

1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集文全，保持文件、材料的完整性，

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度10月份以前整理完。

第十四條 文件的時效性

是指文件內容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時效性目無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序。

第十六條 文件銷毀流程

對于多余、重復、過時和無保存價值的文件(紙張)，綜合管理部應定期責成相關職能部門辦理申請銷毀手續(xù)，認真填寫文件資料銷毀申請表，對無價值文件進行銷毀，并登記造冊。

 第十七條 文件銷毀要求

經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和資料分管領導及綜合管理部的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字以示負責，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。